As empresas de uma maneira geral produzem vários documentos diariamente (notas fiscais, comprovantes de pagamentos, folha de pagamento, tributos, etc.) os documentos podem ser físicos em papel ou arquivos digitais como os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas.
A gestão eficiente dos documentos gerados pela empresa tantos os físicos quantos os digitais é essencial para evitar prejuízos e transtornos uma vez que tais documentos podem ser solicitados pelo fisco, clientes ou fornecedores. As pessoas jurídicas são obrigadas a manter em boa ordem e conservação os documentos que demonstrem as operações realizadas, sejam notas fiscais de compras, de vendas, serviços tomados, declarações acessórias, comprovantes de pagamentos, entre outros.
Mas a pergunta é: por quanto tempo a empresa deve manter a guarda dos documentos? Pensando nisto elaboramos este artigo para auxiliar na gestão eficiente de arquivos das empresas.
Para responder a esta pergunta consultamos o Código Civil, Código Tributário Nacional, Código de Defesa do Consumidor, a Constituição Federal e portarias do Ministério do Trabalho.
Abaixo segue quadro com relação de documentos e por quanto tempo a empresa deve manter o arquivo dos mesmos.
QUADRO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS TRABALHISTAS, PREVIDENCIÁRIOS E FGTS
| Documento | Período | Fundamentação Legal |
| Acordo de Compensação | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Acordo de Prorrogação | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Atestado Médico | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Autorização para desconto não previsto em lei | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Aviso Prévio | 2 anos | CF, art. 7°, XXIX |
| CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados | 5 anos a contar da data do envio | Artigo 157, § 2° da Portaria MTP n° 671/2021 |
| Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP | 10 anos | Dec.-lei n° 2.052/83, arts. 3° e 10 |
| Declaração de Instalação (NR-2 – Port. 3.214/78) | Indeterminado | |
| Exames Médicos | 20 anos, no mínimo, após rescisão do contrato com o empregado | Portaria n° 3.214/78, NR 7 |
| FGTS – documentos | 30 anos | Decreto n° 99.684/90 |
| Folha de votação de eleição da CIPA | 5 anos | Portaria n° 3.214/78, NR 5 |
| GRCS – Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical | 5 anos | CTN – Lei n° 5.172/66, art. 174 |
| Documentos do INSS sujeito à fiscalização. | 05 anos. Na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o direito do INSS constituir o crédito tributário extingue-se após 05 anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado | Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 444 da IN RFB n° 971/2009 |
| Livro de Atas da CIPA | Indeterminado | |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Indeterminado | |
| Mapa Anual de Acidente de Trabalho | 5 anos | Portaria n° 3.214/78, NR 4 |
| Pedido de Demissão | 2 anos | CF, art. 7°, XXIX |
| PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário e Comprovação de Entrega ao Trabalhador | 20 anos | Art. 284, § 9° da IN PRES/INSS n° 128/2022 |
| Rais | 5 anos | Artigo 152 da Portaria MTP n° 671/2021 |
| Recibo de abono de férias | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Recibo de adiantamento salarial | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Recibo de entrega da Comunicação de Dispensa – CD (Seguro-Desemprego) | 5 anos | Resolução CODEFAT n° 71/94 |
| Recibo de gozo de férias | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Recibo de pagamento de salário | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Registro de Empregados | Indeterminado | |
| Salário-Educação – Documentos de convênios | 05 anos. Na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o direito do INSS constituir o crédito tributário extingue-se após 05 anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado | Dec.-lei n° 1.422/75, art. 1°, § 3°; Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 444 da IN RFB n° 971/2009 |
| Salário – Família – Comprovantes de Pagamento e Cópia das Certidões (Vacinação e Frequência Escolar) | 05 anos. Na hipótese de ocorrência de dolo, fraude ou simulação, a seguridade social pode, a qualquer tempo, apurar e constituir seus créditos. | Artigo 348, “caput” e § 2° do Decreto n° 3.048/99. |
| Salário Maternidade | 05 anos. Na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o direito do INSS constituir o crédito tributário extingue-se após 05 anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado | Súmula Vinculante n° 08 do STF e artigo 444 da IN RFB n° 971/2009 |
| Solicitação de abono de férias | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
| Segurança e Saúde no Trabalho, especificamente: – PCMSO e PGR | 20 anos | NR 07, item 7.6.1.1 |
| Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho | 2 anos | NR 01, item 1.5.7.3.3.1 |
| Vale-transporte | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão | CF, art. 7°, XXIX |
QUADRO PARA GUARDA DE DOCUMENTOS FISCAIS E CONTÁBEIS
| Livro/Documento | Prazo | Fundamentação legal |
| Livro Diário | Permanente | CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195; Código Civil, artigo 205 |
| Livro Balancetes Diários e Balanços | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livro Razão | 10 anos | CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195 |
| Livro de Registro de Duplicatas | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Atas de Reuniões ou Assembleias | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livro de Registro de Ações Endossáveis | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livro de Registro de Ações Nominativas | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livro de Transferência de Ações Nominativas | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livro de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livros de Atas das Assembleias Gerais | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livro de Presença de Acionistas | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração e Atas das Reuniões de Diretoria | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livros de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livros das Atas da Administração | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livros de Atas e Pareceres do Conselho | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Livros de Atas da Assembleia | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Arquivo Digital | 5 anos | CTN, artigo 173; RIR/2018, artigos 279, 280 e 1.024; Instrução Normativa SRF n° 086/2001 |
| Comprovantes de Rendimentos pagos ou creditados e de Retenção na fonte | 5 anos | CTN, artigo 173; Lei n° 9.430/96, artigo 37 |
| Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e Recibos) | 10 anos | Código Civil, artigo 205 |
| Obrigações Acessórias da Pessoa Jurídica | 5 anos | CTN, artigos 150, § 4°, 173 e 195 |
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Até a próxima!
